Événements organisés par une entité interne à l’Université de Toulon :
• Laboratoires, composantes, services, syndicat ou CACL
• Association étudiante ou projet tuteuré étudiant
Glossaire :
ORG : Organisateurs
REF : Référents composante (si existant)
COM : Service Communication
DPST : Direction du Patrimoine et des Services Techniques
DSIUN : Direction du Système d’Information et des Usages Numériques
DGS : Direction Générale des Services
SVE : Service Vie étudiante
Déroulé de la procédure
ORG / REF :
Saisie du formulaire en ligne
J-30 JOURS
COM ou SVE :
• Réception du formulaire en ligne – Analyse de la demande et prise de contact avec l’organisateur si besoin.
• Enregistrement dans le tableau des événements
• Création d’une fiche événement
ORG / COM ou SVE :
• Réservation des salles et espaces si nécessaire auprès des gestionnaires des salles
COM ou SVE :
• Signature par le service communication pour accord préalable
J-25 JOURS
COM ou SVE :
Envoi de la fiche événement pour avis par email aux services concernés
• Direction de composante / Référents
• Direction du Patrimoine et des Services Techniques
• Audiovisuel (DSIUN ou IUT)
• Service Vie Étudiante
• SUMPPS ou SUAPS
J-20 JOURS
COM ou SVE :
• Réception des avis favorables des services par email et retranscription sur la fiche événement des avis
• Si un avis défavorable est émis par un service, la procédure s’arrête et l’organisateur est informé de l’avis défavorable
DPST :
• Devis sécurité si besoin auprès SécuriFrance
COM ou SVE / DSIUN / REF / ORG :
• Accompagnement si besoin de supports de communication papier / numérique et logistique : réunion préparatoire de l’événement
DGS :
Signature par le Président pour validation définitive
COM ou SVE :
• Mise à jour du tableau
• Envoi email autorisation à l’organisateur
• Inscription de l’événement dans l’agenda Partage
J-5 JOURS
ORG :
Envoi de la liste des participants à la sécurité si participants extérieurs inscrits au préalable
J-1 JOUR
DPST / ORG :
• Mise en place du mobilier, matériel, sécurité
JOUR J
DSIUN / DPST :
• Prêt du matériel audiovisuel si besoin
J+2 JOURS
ORG :
• Restitution du matériel audiovisuel si besoin
COM ou SVE :
• Archivage du dossier numérique