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Formulaire pour les personnels UTLN

    Formulaire réservé aux membres du personnel de l'Université

    Laboratoire, composante, service, syndicat ou association des personnels de l’UTLN

    Il est impératif que la demande soit effectuée au moins 1 mois avant la date prévue de la manifestation.

    * : champs obligatoires


    LE DEMANDEUR


    Dénomination (Composante, Laboratoire, Service...)* :

    Nom et prénom du directeur(rice)* :
    Tél. :
    Email :

    Nom et prénom de l’organisateur(rice)* :
    Tél* :
    Email* :


    LA MANIFESTATION


    Nature et intitulé précis de la manifestation* :
    (conférence, débat, exposition, projection, spectacle, concours, etc.)

    Date(s) de la manifestation* (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

    Si plusieurs jours indiquer la date de fin (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

    Horaire de début* :
    Horaire de fin* :

    Localisation
    Choix du site* :

    Type de locaux* (préciser : salle, amphi, hall, extérieur) :

    Si vous avez déjà choisi et/ou réservé le lieu, indiquez la ici :

    Installation du matériel (si nécessaire)
    (y compris traiteur et si différent des horaires de la manifestation)

    Date d'installation (si différente de la date de l'événement) (jj/mm/aaaa) :

    Horaire de début :
    Horaire de fin :

    Tarifs : Entrée gratuiteEntrée payante


    LES EFFECTIFS ET LA SÉCURITÉ


    Le plan Vigipirate est en vigueur à l’université. Un dispositif de sécurité supplémentaire à votre charge est susceptible de vous être imposé avec le prestataire sécurité de l’université (lien vers règlement intérieur de l’UTLN).

    Afin de déterminer ce dispositif, il est nécessaire de distinguer les profils des participants attendus et d’effectuer une estimation des effectifs :

    Nombre d'Étudiants / personnels de l’Université attendus :

    Nombre de participants extérieurs recensés sur une liste d’inscription à nous transmettre une semaine avant l’événement :
    (une pièce d’identité sera demandée par le PC sécurité à l’entrée du bâtiment)

    Nombre de participants extérieurs non-inscrits :

    (un filtrage et un contrôle visuel des sacs seront effectués à l’entrée du bâtiment par des agents de sécurité habilités)


    BESOINS LOGISTIQUES


    Audiovisuel & Informatique
    La DSIUN (Direction du Système d’Information et des Usages Numériques) vous communiquera les modalités d’utilisation et de récupération du matériel.

    - Micros (selon le matériel présent dans la salle attribuée) : OuiNon
    - Vidéo-projecteur : OuiNon
    - Connexion wifi : OuiNon
    - Enceinte mobile : OuiNon
    - Pupitre : OuiNon

    Mobilier
    - Nombres de tables supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée) :
    - Nombre de chaises supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée):
    - Nombre de grilles d’exposition (max 10) :

    Restauration
    - Pause-café : OuiNon
    - Cocktail, déjeuner, apéritif : OuiNon

    Sécurité - Accès
    Besoin de badges d’accès à l’UTLN (prestataires ou officiels) : OuiNon


    BESOIN EN COMMUNICATION


    Supports papier
    Création de supports (affiche, programme,…) : OuiNon

    Forfaits articles publicitaires (quantité) :
    - Nombre de bloc-note (1,60 euros / unité) :
    - Nombre de badges (0,70 euros / unité) :
    - Nombre de sacs Totebag (1,90 euros / unité) :

    Supports numériques
    - Création d’un site internet : OuiNon
    - Inscription et paiement en ligne : OuiNon
    - Captation audiovisuelle : OuiNon

    Si vous avez besoin de la création de supports de communication, une réunion sera nécessaire avec le porteur du projet, la gestionnaire financière, la DSIUN et le service communication.


    AUTRES BESOINS


    Renseigner ce champ si vous avez des besoins spécifiques ne figurant pas déjà dans le formulaire ci-dessus.


    INFOS


    Il est recommandé d’effectuer une visite des locaux avant la manifestation notamment pour vérifier la compatibilité de votre matériel informatique avec nos installations.

    Je m'engage à faire respecter les consignes sanitaires en vigueur et à assurer le contrôle du passe sanitaire si mon événement l'exige. Plus d'informations sur les conditions du contrôle du passe sanitaire

    Je déclare avoir pris connaissance des conditions générales de l’organisation des événements et j’en accepte tous les termes.

    (Vous devez cocher les 2 cases précédentes pour pouvoir envoyer la demande)