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Formulaire pour les étudiants

    Formulaire réservé aux étudiants

    Dans le cadre d'une association étudiante ou d'un projet tuteuré

    Il est impératif que la demande soit effectuée au moins 1 mois avant la date prévue de la manifestation.

    Pour votre projet étudiant sur les campus, demandez conseil et accompagnement auprès de la vie étudiante : vie.etudiante@univ-tln.fr / 04 94 14 26 94
    - Campus Toulon - bâtiment Pi - FA.301
    - Campus La Garde - bâtiment EVE - Entrée 1

    Les activités doivent respecter le Règlement intérieur UTLN .

    * : champs obligatoires


    LE DEMANDEUR


    Dénomination (nom de l’association, de la composante si projet tuteuré, de l’étudiant etc)* :

    Nom et prénom du représentant légal* :
    Tél. :
    Email :

    Nom et prénom de l’organisateur(rice)* :
    Tél* :
    Email* :


    LA MANIFESTATION


    Nature et intitulé précis de la manifestation* :
    (conférence, débat, exposition, projection, spectacle, concours, etc.)

    Date(s) de la manifestation* (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

    Si plusieurs jours indiquer la date de fin (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

    Horaire de début* :
    Horaire de fin* :

    Localisation

    Choix du site* :

    Type de locaux* (préciser : salle, amphi, hall, extérieur) :

    Si vous avez déjà choisi et/ou réservé le lieu, indiquez le ici :

    Installation du matériel (si nécessaire)
    (y compris traiteur et si différent des horaires de la manifestation)

    - Date d'installation (si différente de la date de l'événement) (jj/mm/aaaa) :

    Horaire de début :
    Horaire de fin :

    Tarifs : Entrée gratuiteEntrée payante


    LES EFFECTIFS ET LA SÉCURITÉ


    Le plan Vigipirate est en vigueur à l’université. Un dispositif de sécurité supplémentaire à votre charge est susceptible de vous être imposé avec le prestataire sécurité de l’université (lien vers règlement intérieur de l’UTLN).

    Afin de déterminer ce dispositif, il est nécessaire de distinguer les profils des participants attendus et d’effectuer une estimation des effectifs :

    Nombre d'Étudiants / personnels de l’Université attendus :

    Nombre de participants extérieurs recensés sur une liste d’inscription à nous transmettre une semaine avant l’événement :
    (une pièce d’identité sera demandée par le PC sécurité à l’entrée du bâtiment)

    Nombre de participants extérieurs non-inscrits :

    (un filtrage et un contrôle visuel des sacs seront effectués à l’entrée du bâtiment par des agents de sécurité habilités)


    BESOINS LOGISTIQUES


    Audiovisuel & Informatique
    La DSIUN (Direction du Système d’Information et des Usages Numériques) vous communiquera les modalités d’utilisation et de récupération du matériel.

    - Micros (selon le matériel présent dans la salle attribuée) : OuiNon
    - Vidéo-projecteur : OuiNon
    - Enceinte mobile : OuiNon

    Mobilier
    - Nombres de tables supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée) :
    - Nombre de chaises supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée):
    - Nombre de grilles d’exposition (max 10) :

    Restauration
    - Pause-café : OuiNon
    - Cocktail, déjeuner, apéritif : OuiNon
    Restauration à la charge de l'organisateur

    Sécurité - Accès
    Besoin de badges d’accès à l’UTLN (prestataires ou officiels) : OuiNon


    AUTRES BESOINS


    Renseigner ce champ si vous avez des besoins spécifiques ne figurant pas déjà dans le formulaire ci-dessus.


    ATTESTATION D'ASSURANCES


    Une attestation d'assurance adaptée à votre événement est obligatoire pour l'organisation de votre manifestation.
    Vous pouvez la joindre ici ou nous la transmettre par email une fois votre demande acceptée (format PDF ou jpg).

    Joindre votre attestation :


    INFOS


    Il est recommandé d’effectuer une visite des locaux avant la manifestation notamment pour vérifier la compatibilité de votre matériel informatique avec nos installations.

    Je m'engage à faire respecter les consignes sanitaires en vigueur et à assurer le contrôle du passe sanitaire si mon événement l'exige. Plus d'informations sur les conditions du contrôle du passe sanitaire

    Je déclare avoir pris connaissance des conditions générales de l’organisation des événements et j’en accepte tous les termes.

    (Vous devez cocher les 2 cases précédentes pour pouvoir envoyer la demande)