FAQ

• Les étudiants de l’Université de Toulon dans le cadre d’une association étudiante reconnue par l’université ou dans le cadre de la réalisation d’un projet pédagogique tuteuré
• Les membres du personnel de l’université dans le cadre d’une activité pédagogique, de recherche, de service, syndicale ou d’association des personnels
• Les personnalités morales extérieures : entités publiques ou privées.

L’université peut accueillir des colloques, conférences, animations culturelles, concours, spectacles. Elle ne peut en revanche pas accueillir des événements à caractère religieux, politique et commercial.

La demande d’événement doit être faite :

• Un mois avant la date de l’événement afin de pouvoir préparer dans les meilleures conditions votre événement,
• Deux mois s’il s’agit d’une manifestation à caractère exceptionnel, c’est-à-dire avec une exploitation des locaux différente que celle relevant de l’enseignement, la recherche, la bibliothèque, l’administration, de conférence, ou s’il s’agit d’une manifestation pouvant présenter des risques pour le public.

Pour les étudiants et personnels de l’université, la location est gratuite. Pour les personnalités morales extérieures, la location d’espaces est facturée selon la capacité des salles choisies en suivant la grille des tarifs votés en conseil d’administration. Un tarif partenaire peut être appliqué sous condition

C’est le service communication de l’université qui réceptionne toutes les demandes puis les instruit avec l’aide des différentes services et entités concernées.

Selon la nature de l’événement et des besoins logistiques, un référent pourra être présent au lancement de votre événement pour s’assurer que tout est ok. Afin d’éviter les mauvaises surprises, nous vous encourageons à prendre rendez-vous sur place avec le service communication en amont de l’événement pour valider tous les détails techniques et logistiques. D’autres services de l’université pourront participer à ce rendez-vous si nécessaire.

Des agents de sécurité peuvent être nécessaires en raison du plan vigipirate en vigueur selon le caractère, les horaires et le lieu de l’événement. C’est le service sécurité de l’Université qui déterminera selon les informations fournies par l’organisateur la nécessité d’un dispositif de sécurité dédié à l’événement. Un devis sera alors demandé auprès du prestataire sécurité de l’université. Le devis devra ensuite être validé par l’organisateur, le coût de la prestation sécurité sera à la charge des organisateurs.

Vous pouvez faire appel à un traiteur pour organiser un repas de type cocktail et vos pauses café ou au CROUS si vous souhaitez déjeuner dans l’un des points de restauration du campus.

Si vous n’avez pas de traiteur défini, nous pourrons vous mettre en relation avec des prestataires. Selon les espaces réservés et les conditions météorologiques, les repas pourront se tenir dans des salles, des halls ou des espaces extérieurs.

Suivant la durée de votre événement, une ou plusieurs journées, le choix du site se fera selon plusieurs critères :

• Le campus de La Garde offre un accès facile par l’autoroute et un stationnement gratuit. En revanche, sa situation en zone commerciale peut rendre difficile le logement du public, la circulation des invités après 20h et la restauration du soir.
• Le site de Toulon, situé au cœur de la ville, est facilement accessible depuis la gare et propose davantage de solutions de logements et de restauration le soir mais ne dispose pas d’un parking gratuit pouvant accueillir un public nombreux.

L’accès wifi est proposé dans tous les bâtiments du campus. Si vous êtes étudiants ou personnels de l’UTLN, nous vous invitons à vous connecter sur le réseau UnivToulon. Si vous êtes extérieurs à l’université, un réseau wifi visiteur vous est proposé. La procédure vous sera communiquée le jour de votre événement. Un téléphone portable est nécessaire car les identifiants et mots de passe sont transmis par SMS.

Chaque amphithéâtre est équipé d’au moins un micro (sauf le Y1.012) et d’un vidéo-projecteur. Selon les équipements audiovisuels de l’amphithéâtre d’autres micros peuvent être proposés. Il ne sera en revanche pas possible d’ajouter des micros supplémentaires par rapport à la capacité technique de la salle choisie. Voir guide des salles. Pour des raisons de compatibilité les ordinateurs portables ne sont pas fournis par l’Université. Les organisateurs doivent prévoir leur matériel informatique.

Selon la période de l’année, le campus de La Garde offre une grande capacité de parking. Il est possible d’en réserver une partie avec l’installation de barrières et un membre de l’organisation pour contrôler l’accès.

Si l’événement se déroule en début d’année universitaire, cette offre devient très limitée en raison de la présence massive des étudiants. Au second semestre, nos étudiants en partie en stage, le parking est plus accessible.

Le parking du campus de Toulon est réservé aux personnels de l’UTLN, il ne peut pas être accessible pour les étudiants et les personnes extérieures à l’université. 

Plusieurs parkings publiques payants sont en revanche situés à proximité du campus.

Si vous organisez un événement au titre d’une composante, d’un service ou d’un laboratoire de recherche, le service communication de l’université peut vous accompagner dans la réalisation de vos supports visuels papier type affiche, programme, badges… et être un relais vers les médias.

Le pôle Usages Numériques de la DSIUN peut également réaliser un site internet avec système de paiement en ligne. Votre événement sera également annoncé sur le site internet et les réseaux sociaux de l’université.

Si vous êtes étudiants, le service vie étudiante pourra relayer votre événement dans sa lettre « ça bouge à l’université » qui est diffusée à tous les étudiants chaque vendredi. Un relais sur les réseaux sociaux de l’université est également possible avec l’aide de la DSIUN.

Le travail de conception des supports est gratuit. Les impressions et la fourniture de goodies sont facturées aux organisateurs. Un devis vous sera établi sur demande par le service reprographie et le service communication.