Événements organisés par une entité externe à l’Université de Toulon :
• Associations
• Entreprises
• Collectivités
Glossaire :
ORG : Organisateurs
REF : Référents composante (si existant)
COM : Service Communication
DPST : Direction du Patrimoine et des Services Techniques
DSIUN : Direction du Système d’Information et des Usages Numériques
DGS : Direction Générale des Services
Déroulé de la procédure
ORG / REF :
Si l’organisateur a déjà réalisé un événement au sein de l’université, il peut saisir directement le formulaire en ligne.
Si c’est la première demande, il est conseillé de contacter le service communication au 04 94 14 29 00.
J-30 JOURS
COM :
• Contact téléphonique avec l’organisateur pour formuler la demande : date et
objet de la manifestation, capacité nécessaire
• Vérification des disponibilités des espaces + pré-réservation auprès des gestionnaires des salles
• Élaboration d’un devis
• Création de la fiche événement et enregistrement dans le tableau des événements
• Signature par le service communication pour accord préalable
J-25 JOURS
COM :
Envoi de la fiche événement pour avis par email aux services concernés
• Direction de composante / Référents
• Direction du Patrimoine et des Services Techniques
• Audiovisuel (DSIUN ou IUT)
• Service Vie Étudiante
• SUMPPS ou SUAPS
J-20 JOURS
COM :
• Réception des avis favorables des services par email et retranscription sur la fiche événement des avis
• Si un avis défavorable est émis par un service, la procédure s’arrête et l’organisateur est informé de l’avis défavorable
DPST :
• Devis sécurité si besoin auprès SécuriFrance
COM / DSIUN / REF / ORG :
• Accompagnement service communication si besoin devis restauration et accompagnement DSIUN si besoins techniques audio-vidéo.
DGS :
Signature par le Président pour validation définitive
COM :
• Envoi au client du devis finalisé
• Réception du devis UTLN signé et accepté par le client
• Mise à jour du tableau
• Envoi email autorisation à l’organisateur
• Inscription de l’événement dans l’agenda Partage
J-5 JOURS
ORG :
Envoi de la liste des participants à la sécurité si inscriptions au préalable
J-1 JOUR
DPST / ORG :
• Mise en place du mobilier, matériel, sécurité
JOUR J
COM / REF :
Accueil des organisateurs
DSIUN / DPST :
• Prêt du matériel audiovisuel si besoin
J+2 JOURS
ORG :
• Restitution du matériel audiovisuel si besoin
COM :
• Archivage du dossier numérique
• Envoi du dossier financier à la DAF pour encaissement