Formulaire pour les personnels UTLN

Formulaire réservé aux membres du personnel de l'Université

Laboratoire, composante, service, syndicat ou association des personnels de l’UTLN

Il est impératif que la demande soit effectuée au moins 1 mois avant la date prévue de la manifestation.

* : champs obligatoires

LE DEMANDEUR

Dénomination (Composante, Laboratoire, Service...)* :

Nom et prénom du directeur(rice)* :
Tél. :
Email :

Nom et prénom de l’organisateur(rice)* :
Tél* :
Email* :

LA MANIFESTATION

Nature et intitulé précis de la manifestation* :
(conférence, débat, exposition, projection, spectacle, concours, etc.)

Date(s) de la manifestation* (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

Si plusieurs jours indiquer la date de fin (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

Horaire de début* :
Horaire de fin* :

Localisation
Choix du site* : La GardeToulonDraguignan

Indiquez la/les salle(s) que vous avez réservée(s) au préalable auprès des gestionnaires d’emploi du temps :

Installation du matériel (si nécessaire)
(y compris traiteur et si différent des horaires de la manifestation)

Date d'installation (si différente de la date de l'événement) (jj/mm/aaaa) :

Horaire de début :
Horaire de fin :

Tarifs :Entrée gratuiteEntrée payante

LES EFFECTIFS ET LA SÉCURITÉ

Le plan Vigipirate est en vigueur à l’université. Un dispositif de sécurité supplémentaire à votre charge est susceptible de vous être imposé avec le prestataire sécurité de l’université (Consultez le règlement intérieur de l’UTLN).

Afin de déterminer ce dispositif, il est nécessaire de distinguer les profils des participants attendus et d’effectuer une estimation des effectifs :

Nombre d'Étudiants / personnels de l’Université attendus :

Nombre de participants extérieurs recensés sur une liste d’inscription à nous transmettre une semaine avant l’événement :
(une pièce d’identité sera demandée par le PC sécurité à l’entrée du bâtiment)

Nombre de participants extérieurs non-inscrits :

(un filtrage et un contrôle visuel des sacs seront effectués à l’entrée du bâtiment par des agents de sécurité habilités)

BESOINS LOGISTIQUES

Audiovisuel & Informatique
La DSIUN (Direction du Système d’Information et des Usages Numériques) vous communiquera les modalités d’utilisation et de récupération du matériel.

- Micros (selon le matériel présent dans la salle attribuée) : OuiNon
- Vidéo-projecteur : OuiNon
- Connexion wifi : OuiNon
- Enceinte mobile : OuiNon
- Pupitre : OuiNon
- Captation audiovisuelle (enregistrement des interventions): OuiNon
- Visioconférence (possible selon l’équipement de la salle) : OuiNon

Mobilier
- Nombres de tables supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée) :
- Nombre de chaises supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée):
- Nombre de grilles d’exposition (max 10) :

Restauration
- Pause-café : OuiNon
Si oui, à quel emplacement : et pour combien de personnes :

- Cocktail, déjeuner, apéritif : OuiNon
Si oui, à quel emplacement : et pour combien de personnes :

BESOIN EN COMMUNICATION

Supports papier
Création de supports (affiche, programme,…) : OuiNon

Forfaits articles publicitaires (quantité) :
- Nombre de bloc-note (2,20 euros / unité) :
- Nombre de badges (1,20 euros / unité) :
- Nombre de sacs Totebag (2 euros / unité) :

Supports numériques
- Création d’un site internet : OuiNon
- Inscription et paiement en ligne : OuiNon

Si vous avez besoin de la création de supports de communication, une réunion sera nécessaire avec le porteur du projet, la gestionnaire financière, la DSIUN et le service communication.

AUTRES BESOINS

Renseigner ce champ si vous avez des besoins spécifiques ne figurant pas déjà dans le formulaire ci-dessus.

INFOS

Il est recommandé d’effectuer une visite des locaux avant la manifestation notamment pour vérifier la compatibilité de votre matériel informatique avec nos installations.

Je déclare avoir pris connaissance des conditions générales de l’organisation des événements et j’en accepte tous les termes.

(Vous devez cocher la case précédente pour pouvoir envoyer la demande)