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Formulaire pour les extérieurs

    Formulaire réservé aux personnalités morales extérieures à l'Université

    Si c'est votre première demande à l'Université de Toulon, nous vous invitons à contacter le service communication de l'université au 04 94 14 29 00 pour être accompagné dans votre démarche.

    Si vous avez déjà fait des demandes, vous pouvez renseigner directement le formulaire ci-dessous.

    Il est impératif que la demande soit effectuée au moins 1 mois avant la date prévue de la manifestation.

    * : champs obligatoires

    LE DEMANDEUR

    Dénomination* :

    Nom et prénom du représentant légal* :
    Tél. :
    Email :

    Nom et prénom de l’organisateur(rice)* :
    Tél* :
    Email* :

    Adresse de facturation :
    Numéro SIRET :

    LA MANIFESTATION

    Nature et intitulé précis de la manifestation* :
    (conférence, débat, exposition, projection, spectacle, concours, etc.)

    Date(s) de la manifestation* (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

    Si plusieurs jours indiquer la date de fin (ex. format : Mercredi 2 octobre 2020) :

    Horaire de début* :
    Horaire de fin* :

    Localisation :

    Choix du site* :

    Type de locaux* (préciser : salles, amphis, halls, extérieurs) :

    Si vous avez déjà choisi et/ou réservé le lieu, indiquez le ici :

    Installation du matériel (si nécessaire)
    (y compris traiteur et si différent des horaires de la manifestation)

    Date d'installation (si différente de la date de l'événement) (jj/mm/aaaa) :

    Horaire de début :
    Horaire de fin :

    Tarifs :Entrée gratuiteEntrée payante

    LES EFFECTIFS ET LA SÉCURITÉ

    Le plan Vigipirate est en vigueur à l’université. Un dispositif de sécurité supplémentaire à votre charge est susceptible de vous être imposé avec le prestataire sécurité de l’université (Consultez le règlement intérieur de l’UTLN).

    Afin de déterminer ce dispositif, il est nécessaire de distinguer les profils des participants attendus et d’effectuer une estimation des effectifs :

    Nombre d'Étudiants / personnels de l’Université attendus :

    Nombre de participants extérieurs recensés sur une liste d’inscription à nous transmettre une semaine avant l’événement :
    (une pièce d’identité sera demandée par le PC sécurité à l’entrée du bâtiment)

    Nombre de participants extérieurs non-inscrits :

    (un filtrage et un contrôle visuel des sacs seront effectués à l’entrée du bâtiment par des agents de sécurité habilités)

    BESOINS LOGISTIQUES

    Audiovisuel & Informatique
    La DSIUN (Direction du Système d’Information et des Usages Numériques) vous communiquera les modalités d’utilisation et de récupération du matériel.

    - Micros (selon le matériel présent dans la salle attribuée) : OuiNon
    - Vidéo-projecteur : OuiNon
    - Connexion wifi : OuiNon
    - Visioconférence (possible selon l’équipement de la salle) : OuiNon
    L’organisateur fournira l’ordinateur et l’application de visio-conférence qui seront utilisés. Un test préalable à l’événement est conseillé.

    Mobilier
    - Nombres de tables supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée) :
    - Nombre de chaises supplémentaires (en plus de celles de la salle réservée):
    - Nombre de grilles d’exposition (max 10) :

    Restauration
    - Pause-café : OuiNon
    Si oui pour combien de personnes :

    - Cocktail, déjeuner, apéritif : OuiNon
    Si oui, pour combien de personnes :

    AUTRES BESOINS

    Renseigner ce champ si vous avez des besoins spécifiques ne figurant pas déjà dans le formulaire ci-dessus.

    ATTESTATION D'ASSURANCES

    Une attestation d'assurance adaptée à votre événement est obligatoire pour l'organisation de votre manifestation.
    Vous pouvez la joindre ici ou nous la transmettre par email une fois votre demande acceptée (format PDF ou jpg).

    Joindre votre attestation :

    INFOS

    Il est recommandé d’effectuer une visite des locaux avant la manifestation notamment pour vérifier la compatibilité de votre matériel informatique avec nos installations.

    Je déclare avoir pris connaissance des conditions générales de l’organisation des événements et j’en accepte tous les termes.

    (Vous devez cocher la case précédente pour pouvoir envoyer la demande)